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| Ceci est censé vous rappeler un bureau d’inscription du 21e siècle semblable à celui de Jetson. |
Les conférences sur la santé sont un moyen populaire de rassembler les gens en un seul endroit où ils peuvent découvrir et partager des informations, des idées et des idées sur un thème spécifique ; et créer ou étendre des relations personnelles. Et aspirez littéralement l’argent et le temps de centaines de milliers de participants. Quiconque a assisté à plus d’une poignée de conférences sur les soins de santé au cours de la dernière décennie sait qu’il est temps de changer.
Vendredi dernier, le 13 avril, j’ai animé le tweetchat hebdomadaire sur les réseaux sociaux des technologies de l’information sur la santé (#HITsm) et le thème du chat était « Comment faire évoluer les conférences sur les soins de santé au 21e siècle ».
Dans ce premier article d’une série en quatre parties, je partagerai des informations sur ce que les participants au chat pensent que les organisateurs, les exposants et les participants de conférences sur les soins de santé peuvent faire AVANT une conférence pour rendre leur événement plus précieux. Les sujets incluaient ceux qui assistaient physiquement à l’événement ET ceux qui pouvaient le suivre à distance.
Remarque : Pour faciliter la tâche du lecteur – et surtout de MOI – j’ai supprimé tous les identifiants et hashtags Twitter et, dans moins d’une poignée de cas, j’ai corrigé quelques tweets pour les rendre plus faciles à lire. Vous pouvez lire l’intégralité de la transcription textuelle ici.
Que devraient prendre en compte les organisateurs de conférences sur les soins de santé lors de la planification de leur événement ?
Les organisateurs intelligents reconnaîtront deux choses : 1) un marketing intelligent même si le bassin d’audience est plus important à l’extérieur que dans la salle, 2) Il est plus important pendant, avant et après l’événement. Un événement ponctuel s’efface rapidement.
L’une des clés que nous avons trouvées dans toute stratégie de conférence est l’importance de réunir dans la salle les bonnes personnes qui comprennent la culture que vous souhaitez créer. Tout le reste ne fait qu’accélérer cet effort clé.
Le contenu obsolète n’est pas bien reçu et fait perdre du temps. Avant de lancer un événement, il est impératif pour l’organisateur de la conférence de s’assurer qu’il n’est pas redondant et qu’il est véritablement différencié dans son approche. La créativité dans la mise en œuvre de la technologie est essentielle.
Avoir une bonne compréhension du public cible. Toutes les conférences ne conviennent pas à tout le monde. Cela étant dit, si vous faites connaître le contenu, vous pouvez permettre aux participants inattendus d’évaluer la valeur potentielle.
Demandez à des personnes terre-à-terre de donner leur avis sur leurs besoins spécifiques et les raisons pour lesquelles elles souhaitent assister à la conférence spécifique. Je suis plutôt fatigué des caricatures des PDG de Big Shot, mais rien d’autre.
Je sais que c’est une entreprise. Mais en adoptant une vision à long terme et en créant de la valeur sur le long terme, une conférence peut se démarquer sur le calendrier de l’année. Je pourrais aller de conférence HC en conférence comme si je suivais les Grateful Dead, mais
Assurez-vous qu’il y a un objectif ou un thème pour une conférence. Expliquez clairement ce qui différencie cette conférence des autres. Quelles sont les trois principales choses que les participants peuvent s’attendre à tirer de l’événement ?
Cela dépend des objectifs des organisateurs. Offrez de la valeur. Fini les programmes « moi aussi » dans lesquels les suspects habituels disent les mêmes choses au même public. Moins de paroles, plus d’action ? #ennuyeux
Montrez en quoi la conférence se distingue des autres, montrez également en quoi la conférence de cette année se distingue des années précédentes.
Je suis d’accord avec la gestalt ici : toute conférence est mieux positionnée dans le cadre d’une conversation plus large, et l’organisateur doit créer des chemins vers et pour la conversation avant, pendant et après l’événement IRL (sans trop se soucier de tout monétiser)
Organisateurs de conférences sur les soins de santé : arrêtez d’exiger des propositions de conférenciers si tôt
Vous savez ce qui est intéressant : vous soumettez votre prospectus des mois avant la conférence. Pour moi, mon sujet évolue avec le temps. J’aimerais pouvoir éditer et donner plus d’informations à l’approche de l’événement.
C’est tellement vrai. Je comprends pourquoi il est nécessaire d’avoir des délais, mais il est vraiment difficile de prévoir cela aussi longtemps à l’avance.
À ce stade, ce qui me dérange, c’est de devoir soumettre des propositions très longtemps à l’avance. Si la conférence traite de sujets « brûlants », difficile de prédire 7 à 9 mois à l’avance.
Inclure davantage de patients et de personnes authentiques qui travaillent dans les tranchées du secteur de la santé
Avoir des parcours significatifs et authentiques pour la participation et les déplacements des patients. C’est ainsi que vous apportez de la valeur.
Offrir des bourses et une aide financière aux patients. Ayez un hashtag intelligent et diffusez la conférence en direct GRATUITEMENT ! La connaissance est un droit humain.
Avoir des parcours significatifs et authentiques pour la participation et les déplacements des patients. C’est ainsi que vous apportez de la valeur.
Mettez de vrais patients sur des panneaux. Demandez aux patients de diriger les panels. Placer les patients à des postes de direction au sein des comités organisateurs.
Si la conférence est organisée par une organisation, identifiez les moyens par lesquels les gens peuvent faire du bénévolat ou s’impliquer dans l’organisation. Comment je suis arrivé à quelques endroits.
Qu’en est-il des frais et des incitations pour les participants aux conférences sur la santé ?
Proposez une inscription anticipée et assurez-vous que tout le monde sait ce qui est inclus. Assurez-vous que l’ordre du jour est publié tôt et offrez des opportunités de réseautage.
Et peut-être leur offrir une réduction pour la fourniture de références, de contenu ou d’autres valeurs générales à l’organisateur, aux participants, aux participants potentiels ou autres ?
Assurez-vous que les conférenciers bénéficient d’une inscription gratuite – et peut-être plus.
Les prix sont toujours une excellente motivation ! Qu’il s’agisse de prix de présence pour les y amener, de cadeaux pour les couvrir, ou même d’offrir un prix à un heureux gagnant qui s’inscrit avant une certaine date.
Incorporez également du matériel amusant sur l’événement et la ville hôte. Fournissez un aperçu de la manière dont les participants peuvent tirer parti de leurs dépenses de voyage et d’hébergement.
Partager la valeur via un programme complet de conférence sur les soins de santé
Permettez une exploration plus détaillée des détails de ce qui sera partagé par les présentateurs. Le court paragraphe typique et les trois phrases sur « Ce que vous apprendrez » sont trop peu.
Fournissez des listes de programmes de base, intermédiaire et avancé, afin de ne pas vous lancer dans quelque chose qui vous dépasse
Partagez de la documentation pédagogique et des graphiques d’information ainsi que la cartographie de l’installation et de ses environs.
Une partie de la responsabilité de faire d’une conférence une expérience formidable incombe au participant qui doit faire ses recherches et sa préparation.
J’aime quand les organisateurs de la conférence publient l’ordre du jour et les conférenciers pour que je puisse rechercher des sujets et développer des questions à l’avance, mais j’aime aussi quand j’obtiens des détails locaux et que je peux étudier la carte logistique et où j’irai tout au long de la journée afin de pouvoir planifier – je n’ai que tant de centimes d’énergie
Les organisateurs pourraient fournir l’expérience récente des conférenciers. Je ne suis pas fan du fait d’assister à des séances pour constater que je suis plus informé que l’orateur.
Envoyez le matériel de référence par courrier électronique dès que possible. C’est bien de rechercher les conférenciers, le contenu, les projets de loi, les lois, etc. entourant l’événement avant d’arriver.
BONUS : Confession Time – J’ai déjà publié et distribué un ordre du jour de la conférence aux participants à l’événement ; seulement pour découvrir que je m’étais trompé dans CHAQUE pièce ! Le diable est dans les détails! Vérifiez vos gens de travail !
Rendre TOUS les contenus de la conférence disponibles sous forme numérique !
Créez des agendas numériques complets, faciles à lire et à digérer, et permettez aux participants de planifier méticuleusement leur stratégie de conférence.
Nos agendas numériques permettent une connexion directe entre les participants, les conférenciers et les influenceurs (biographies des conférenciers/participants hyperliées aux comptes de médias sociaux)
Distribution des diapositives aux participants en ligne. Partager des informations ou des profils sur les intervenants. Mettre des éléments comme les poignées Twitter directement sur les badges pour améliorer la reconnaissance de nom/visage/humain à humain.
Nous avons également créé des pages de destination de conférence de marque auxquelles seuls les participants peuvent accéder avec tous les détails de la conférence et les fichiers disponibles.
Rendez tout ce que propose votre conférence sur les soins de santé facile à trouver
Créez un hashtag, un flux RSS, un blog en direct et/ou d’autres moyens que les participants actuels et potentiels peuvent utiliser pour suivre les développements de la conférence et interagir avec les autres.
Ne m’obligez pas à télécharger une application ou à m’inscrire sur un site spécifique à une conférence pour y accéder.
Suivez l’exemple des centres commerciaux automobiles et des exposants groupés en fonction de leur orientation fonctionnelle. c’est-à-dire garder des fournisseurs similaires dans la même zone. Je ne devrais pas avoir à parcourir un immense hall pour rencontrer des vendeurs similaires.
Un guide interactif qui familiarise les participants avec les conférences qui seront données, les conférenciers principaux et un aperçu de la technologie qui sera présentée. Donnez-leur hâte d’y assister !
Établissez à l’avance le hashtag de la conférence ! Si cela change par rapport aux années précédentes, faites-le savoir !
Avoir des tweetchats réguliers avant l’événement est formidable et peut dévoiler des sujets d’intérêt. Le partage des profils Twitter/LinkedIn des intervenants est également utile.
J’aime l’idée d’organiser un webinaire pour les débutants de l’événement (surtout les grands). Habituez-les au préalable et donnez-leur un endroit pour poser des questions. C’est comme un rendez-vous télé : connectez-vous ensemble !
Conférences sur la santé : tout sur le réseautage
Les conférences sont idéales pour les réseaux sociaux – pas en ligne. Tout ce qu’ils peuvent faire pour aider les « oiseaux d’une plume » à se rencontrer en personne
J’aime beaucoup savoir à l’avance qui présente, sponsorise ET qui d’autre est déjà INSCRIT pour y assister. Cela facilite grandement la planification et crée même un sentiment de FOMO qui peut stimuler la croissance de la fréquentation.
La conférence doit être un élément d’une conversation continue, et non un simple événement ponctuel.
Il y a des raisons pour lesquelles seuls les sponsors des conférences reçoivent les listes de diffusion des participants. C’est pour cela qu’ils paient en sponsorisant la conférence
Du point de vue du fournisseur, une grande valeur de la conférence réside dans les réunions pré-organisées en dehors du calendrier du programme de la conférence. Offre un moment pour renouer avec les clients et approfondir la résolution de problèmes et le brainstorming.
Contactez les participants en tweetant le hashtag de la conférence. Invitez-les à planifier une démonstration de produit sur votre stand ou à vous inscrire à votre séance de conférence ou à votre after party.
Participez à la communauté sociale et numérique (chaînes, blogs, webinaires, événements locaux, etc.) de manière significative tout au long de l’année. Pas seulement dans les mois précédant l’événement.
Plus d’informations sur les conférences sur les soins de santé
Si vous pensez que ce qui précède a été utile, attendez de voir le prochain article couvrir le thème « PENDANT les conférences sur les soins de santé ! Plus de 110 idées, expériences, besoins et désirs partagés par les participants au chat #HITsm seront partagés dans les catégories générales suivantes :
- Contenu de la conférence – Y compris le matériel du conférencier, les graphiques, les vidéos et le partage avec les participants
- Qualités du conférencier – Qu’est-ce qui fait un bon orateur ? Que font-ils de différent du présentateur ennuyeux ?
- Partager et interagir avec les participants physiques et à distance, y compris les médias sociaux, la diffusion en direct et les nouvelles approches
Et bien d’autres choses !
En attendant et comme toujours, pensez à me suivre sur Twitter où je partage des informations sur les données, la technologie et les services de santé. @ShimCode
Archie Mitchell, with a prestigious master’s degree from France and two decades of experience, is an authority in his field, renowned for making complex subjects engaging through his blog. At 49, he seamlessly merges academic knowledge with practical insights, aimed at educating and empowering his audience. Beyond his professional life, Archie’s hobbies and personal interests add depth to his writing, making it a valuable resource for both professionals and enthusiasts looking to expand their understanding.
